Las reuniones no son situaciones en las que improvisar sea buena idea. Si no moderamos la reunión, es posible que nos desviemos del tema y no cumplamos el propósito por el cual convocamos a la reunión. Si no distribuimos el tiempo de manera justa y concisa a cada participante, es posible que unos colaboren más que otros y se pierdan contribuciones valiosas. Si no conectamos los temas y hacemos uso de lenguaje específico, se le resta estructura y formalidad a lo que decimos. En síntesis, necesitamos moderar, tomar turnos y conectar las ideas añadiendo matices y valor.
Moderando una reunión
Cuando hablamos de moderar una reunión nos referimos a seguir la estructura planificada. No basta solamente con poner el tema sobre la mesa y dejar que el consenso y la participación surjan espontáneamente. Para evitar problemas y poca productividad, debemos moderar. Primeramente, debemos empezar la reunión con un saludo y mencionando el objetivo de la reunión. En segundo lugar, damos un contexto breve y, a continuación, mencionamos los temas a tratar. Luego de esto, asignamos los roles. Posteriormente, establecemos reglas de participación y el criterio para tomar decisiones. Después, empezamos la discusión cuidando la progresión de los momentos de la reunión. Finalmente, cerramos con un resumen de acuerdos, próximos pasos y un cierre.
Tomando turnos
El tomar turnos puede ser espontáneo. Pero, arriesgamos mucho; arriesgamos la efectividad y la productividad de la reunión. Por esta razón, debemos asignar tiempo a cada participante siendo justos y no permitiendo que otros dominen la discusión. Quien domina eres tú, el moderador. Para tomar turno utilizamos lenguaje cortés y estructurado que permita a cada participante una oportunidad u oportunidades de aportar a la discusión.
Conectando los temas
En reuniones, no decimos, “ahora hablemos de esto”. Muy por el contrario, utilizamos elementos introductorios para contextualizar y hacer que nuestro discurso sea fluido y elegante. Por ejemplo, “En lo que a los plazos del proyecto respecta, me gustaría conocer la opinión de…”.. A aquello que acabas de leer entre comillas antes de la coma se le llama elemento introductorio. Los elementos introductorios te permiten contextualizar, cambiar de tema, volver a un tema, dar pase a otra persona, dejar en claro que lo que sigue es tu opinión, etc.
Para concluir, una reunión efectiva y productiva necesita una estructura y un procedimiento. No es necesario que el procedimiento sea igual siempre; puedes cambiar el orden de los elementos. También, al momento de participar necesitamos ser claros dando el pase e indicando el fin del turno del participante. Por último, pero no menos importante, conectamos las ideas y el discurso por medio de elementos introductorios para fines de fluidez y elegancia. Las reuniones necesitan estructura, protocolos y correcto uso del lenguaje.
